Как организовать работу сотрудников на удаленке: пошаговое руководство

Современные технологии позволяют организовать работу на удаленке для сотрудников самых разных направлений. ИТ-отдел, бухгалтерию, маркетологов, аналитиков проще всего перевести на такой формат. Хотя специфика работы на удаленке у каждой команды отличается, для использования подхода важно, чтобы соблюдалось два требования: работник мог выполнять свои задачи из любой точки мира (ему не нужно специальное оборудование, сырье) и у работника есть возможность (физическая или моральная) обустроить рабочее место вне офиса. Если ваши специалисты могут и готовы работать на удаленке, стоит рассмотреть этот вариант.

Что такое удаленная работа

Удаленная работа — это форма организации труда, при которой сотрудник работает вне офиса или другого места, традиционно предназначенного для работы. Вместо того чтобы ежедневно приезжать в офис, сотрудник может выполнять свои обязанности из дома, кафе, библиотеки или любого другого места, где есть доступ к интернету.

Удаленка становится все более популярной благодаря развитию информационных технологий и возможностям удаленного доступа к корпоративным системам. Она позволяет сотрудникам гибко управлять своим рабочим процессом, избежать потерь времени на дорогу до и с офиса, а также облегчает совмещение работы с другими обязанностями, такими как забота о семье.

При этом нужно понимать, что удаленка для работодателя — это сотрудничество с работником на постоянной основе, а не попроектно. Как правило, такие сотрудники заключают договор на длительный срок, числятся в штате компании. Поэтому переход хоть и позволяет экономить на офисе, но не снимает с бухгалтерии решение кадровых вопросов. В этом разница между удаленщиком, который работает на одну компанию, просто не посещая офис, и фрилансером, сотрудничающим с множеством разных заказчиков.

Читайте также: «Как организовать эффективное удаленное собеседование»

Какими бывают удаленные команды

Как и реальные команды, удаленные не строятся по одному шаблону. В зависимости от того, какие работники входят в состав группы и как они взаимодействуют, можно сделать простую классификацию. Так, существует несколько типов удаленных команд:

• виртуальные команды. Все члены команды работают из дома или другого удаленного места;
• гибридные команды. Часть команды работает в офисе, а часть — удаленно;
• глобальные команды. Члены команды находятся в разных странах мира;
• распределенная команда. Состоит из специалистов, работающих в разных офисах или филиалах одной компании.

У каждого типа удаленных команд свои плюсы и минусы. Например, распределенную команду сложно назвать удаленной в классическом смысле этого слова, ведь работники находятся в офисах компании. При этом члены такой команды используют современные технологии, чтобы организовать совместную работу.

Как понять, что вам нужна удаленная команда

Прежде чем разбираться, как настроить удаленку в своем подразделении или компании, нужно понять, стоит ли вообще этим заниматься. Дело в том, что удаленные сотрудники нужны не всегда и не всегда эффективны. Иногда ограничения чисто физические — в некоторых случаях работа требует присутствия сотрудников, например, в производственной отрасли или в сфере обслуживания клиентов. В других случаях нанимать удаленщиков нежелательно из-за вопросов конфиденциальности. В некоторых отраслях и проектах требуются особые меры безопасности и контроля доступа к конфиденциальной информации, что может быть сложнее обеспечить при удаленной работе.

И, наконец, организация удаленной команды может быть не оправдана спецификой проекта. Если проект требует постоянного общения и взаимодействия между членами команды, удаленная работа может затруднить этот процесс. Проблемы с коммуникацией возникают далеко не всегда, но они есть. Особенно это заметно в глобальных командах, где участники проекта разбросаны по разным часовым поясам.

Итак, резюмируем. Сотрудники, которые работают на удаленке, актуальны в следующих сферах бизнеса:

• IT-разработка и программирование. Многие проекты по разработке программного обеспечения и веб-разработке делаются удаленными командами. Это позволяет компаниям нанимать специалистов с определенными навыками, которые находятся в разных регионах или странах.
• Дизайн и мультимедиа. Компании, занимающиеся дизайном, веб-дизайном, графическим дизайном и созданием мультимедийного контента, могут эффективно работать с удаленными дизайнерами и креативными специалистами.
• Консалтинг и аудит. Компании, предоставляющие услуги в области бизнес-консалтинга, финансового аудита, налогового консалтинга и т.д., могут использовать удаленных сотрудников для выполнения аналитической работы и подготовки отчетов.
• Клиентский сервис и поддержка. Сотрудники, которые общаются с клиентами только по телефону или через онлайн-чат могут находиться в любой точке мира.
• Маркетинг и реклама. Маркетинговые агентства и отделы маркетинга могут использовать удаленных специалистов для выполнения своих задач без ущерба для эффективности бизнеса.
• Образование и обучение. Многие образовательные учреждения и компании предоставляют онлайн-курсы и вебинары, что позволяет преподавателям и тренерам работать удаленно, достигая аудитории по всему миру.

Таким образом, удаленная работа — хороший сценарий организации команды для многих видов бизнеса, где основной акцент делается на работе с данными, контентом или клиентом, не желающим личных встреч. Однако ситуации могут быть разными. Прежде чем менять формат работы, необходимо понять, как именно будут работать ваши сотрудники на удаленке, какие ресурсы им потребуются и не выйдет ли организация рабочего места с учетом всех требований безопасности дороже, чем аренда офиса.

Убедитесь, что способ организации работы команды подходит для ваших бизнес-процессов. Photo by Myznik Egor on Unsplash

Плюсы и минусы формата удаленной работы

Даже если удаленка вам подходит, нет никаких гарантий, что компании будет удобно работать таким образом. Ведь любой формат имеет свои плюсы и минусы и удаленка — не исключение. Перечислим преимущества и недостатки в разделах ниже, чтобы вы смогли оценить, насколько вам подходит такой способ организации процесса ведения дел.

Плюсы команды на удаленке

Преимуществами команды, работающей из разных точек мира, принято называть:

• Широкий выбор людей, доступ к опытным работникам, где бы вы ни находились. Вы можете нанять лучших специалистов, независимо от их географического расположения.
• Снижение расходов. Вам не нужно будет тратить деньги на аренду офиса, оборудование и другие сопутствующие вопросы.
• Повышение производительности работников. Исследования показали, что удаленные сотрудники могут быть более продуктивными, чем офисные.
• Снижение «текучки» кадров. Удаленная работа часто повышает общую удовлетворенность сотрудников от своего места, поэтому они не склонны его терять.
• Улучшение обслуживания клиентов. Удаленные команды могут работать круглосуточно, что может повысить качество сервиса клиентов для бизнеса, который работает в разных часовых поясах.

В целом, удаленная работа может быть выгодным решением как для сотрудников, так и для работодателей. Более того, она может добавить вам лояльности со стороны клиентов, например, из-за того, что организация бизнеса таким образом положительно влияет на экологию и окружающую среду. Сотрудникам не нужно тратить ресурсы на поездки в офис, да и сами офисные здания не нужны.

Минусы команды, работающей удаленно

Кроме преимуществ удаленного бизнеса у такого формата есть и немало недостатков. А именно:

• Отсутствие контроля. Может быть сложно контролировать работу удаленных сотрудников, что может привести к проблемам с производительностью. При этом слишком жесткий контроль, например, попытки записывать экран устройства, несет за собой снижение мотивации.
• Снижение мотивации. Сотруднику, который работает на удаленке, может быть сложно сохранять мотивацию, если они не чувствуют себя частью команды.
• Сложности с коммуникацией. Сложно эффективно общаться с удаленными сотрудниками, особенно если они находятся в разных часовых поясах. Необходимо привыкать к другим форматам общения, которые несколько замедляют обсуждение сложных вопросов.
• Технические проблемы. Удаленные сотрудники могут столкнуться с техническими проблемами, которые могут помешать их работе. Например, ваш главный менеджер может оказаться вне зоны доступа из-за отключения интернета.

Большую часть проблем можно нивелировать, если правильно организовать работу команды. Рассказываем, как это можно сделать.

Как руководителю организовать работу команды на удаленке

Создание удаленной команды с нуля или перевод текущей команды на новый формат — это комплексная задача, требующая соответствующего подхода. Мы предлагаем пошаговую инструкцию, которая позволит вам добиться цели.

Шаг первый. Оцените потребности вашей команды и бизнеса

Вам нужно понять, какие функции и задачи могут быть выполнены удаленно, а какие требуют физического присутствия. Также вам нужно понять, как вы будете измерять результативность сотрудника. Сразу ориентируйтесь на результат, так как именно возможность сделать работу и получить больше свободного времени мотивирует сотрудника работать лучше. Возможно, для того, чтобы определить какие-то количественные показатели оценки, вам придется сначала провести исследование и понять, сколько времени у ваших сотрудников уходит на ту или иную задачу. Зная эти данные, вы сможете планировать конкретные задачи так, чтобы сотрудник был загружен все рабочее время.

Шаг второй. Установите ясные ожидания и правила

Вам нужно выработать конкретные и понятные условия сотрудничества. Проговорите все, что касается рабочего времени, доступности, сроков выполнения задач и форматов отчетности.

Совет! Если у вас есть возможность убрать понятие рабочего времени из графика сотрудника, сделайте это. Консультанты на удаленке должны быть в сети с 9 до 19 по Москве, иначе они не смогут ответить вашим клиентам. Но дизайнеру необязательно быть все время на связи.

Шаг третий. Определите каналы связи

Разработайте правила использования средств связи и общения, включая форматы встреч, часы доступности и общие протоколы, а также определите инструменты, которые вы будете использовать для связи. Помните, что удаленная работа подразумевает работу из разных мест, а значит, десяток созвонов в день неуместны. Используйте инструменты, которые позволяют отложенное обсуждение вопроса: мессенджеры, CRM-системы, электронную почту.

Не забудьте установить правила для того, насколько быстро сотрудник должен вам отвечать. Например, на срочные вопросы необходимо реагировать в течение нескольких часов, а на обычные — в течение суток. При этом вы должны также определить, что означает «срочный вопрос». Нельзя помечать все сообщения как срочные, у них должны быть четкие критерии. К примеру, срочным можно считать вопрос, решение которого необходимо для продолжения работы всей команды.

Шаг четвертый. Дайте команде доступ к рабочим инструментам

Предоставьте сотрудникам доступ к соответствующему программному обеспечению, инструментам для совместной работы и системам удаленного доступа к данным и приложениям. Если вы работаете в офисе и хотите перейти на удаленный формат, стоит отточить все тонкости сотрудничества прямо в офисе. Сначала убедитесь, что все эффективно работает, а потом отправляйте сотрудников по домам.

Удаленная работа может быть удобна многим сотрудникам. Photo by Egor Myznik on Unsplash

Шаг пятый. Обучите и поддержите сотрудников

Не все люди легко осваивают новые технологии, поэтому необходимо обеспечить техническую поддержку каждому удаленному сотруднику. Кроме техподдержки необходимо также определить резервные каналы связи. Например, вы решили сделать основной площадкой для общения вашу CRM, но что вы будете делать, если она по какой-то причине не будет работать? Сразу же продумайте сценарии взаимодействия и создайте дополнительные площадки — резервные чаты в мессенджерах или в соцсетях.

Как правило, организовать переход из одной площадки в другую в момент неполадок крайне сложно. Поэтому нужно заранее создать резервный чат, куда каждый сотрудник может прийти в случае неполадок. Добавление людей может занять некоторое время, но зато вы будете уверены, что, если основная площадка сломается, вы будете на связи со всей командой.

Шаг шестой. Организуйте совместный досуг

Многие руководители, радеющие за корпоративы в офисе, резко забывают о сплочении команды, работающей на удаленке. Но удаленные сотрудники — такие же сотрудники в вашей фирме. Поэтому важно подумать не только о том, как они будут работать на удаленке, но и о том, как они будут отдыхать. Наличие социальных связей и доброжелательного отношения внутри команды положительно влияет на эффективность ее работы.

Если вся команда работает в одном городе, можно организовывать регулярные встречи в нейтральных местах. Например, можно собираться на подведение итогов месяца в коворкинге и после организовывать какой-то совместный досуг. Если команда полностью удаленная, есть разные способы досуга, например, интеллектуальные игры и турниры.

Фокусироваться на совместном досуге не нужно — как правило, на удаленку идут люди, у которых нет серьезной потребности в социальных контактах с коллегами. Но какой-то минимальный набор интерактивов необходим. Удаленная команда всегда разобщена. Даже работая над общим проектом, люди не видят и не знают друг друга. Это снижает мотивацию и удовлетворенность от работы.

Шаг седьмой. Отслеживайте ситуацию и контролируйте эффективность команды

Улучшить работу невозможно, если вы не знаете текущего положения дел. Поэтому отслеживайте эффективность работы сотрудников, получайте обратную связь, предлагайте новые инструменты для управления командой на удаленке. Все это позволит улучшить качество работы ваших сотрудников.

Какие инструменты для организации удаленной работы использовать

Переход на удаленную работу может быть непростым процессом, но при правильном подходе он повышает эффективность. Существует множество сервисов, которые могут помочь вам организовать работу удаленной команды. Вот несколько ключевых категорий инструментов управления командой на удаленке и примеров в каждой из них:

• Коммуникация и видеоконференции. Используйте для связи сервисы Zoom, Microsoft Teams, Slack, Google Meet, Skype, Telegram.
• Совместная работа и управление проектами. Воспользуйтесь Microsoft 365 (ранее Office 365), Google Workspace (ранее G Suite), Trello, Asana, Basecamp.
• Облачное хранение и обмен файлами. Рекомендуем использовать Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, iCloud Drive.
• Удаленный доступ к рабочим станциям и приложениям. Для этой цели подойдут TeamViewer, AnyDesk, Chrome Remote Desktop, Remote Desktop Connection (встроен в Windows).
• Электронная почта и календари. Для электронной почты и управления календарями можно воспользоваться Microsoft Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird.
• Электронные доски и заметки. Популярными инструментами для создания электронных заметок являются Microsoft OneNote, Evernote, Notion, Todoist, Simplenote.

Выбор конкретных инструментов зависит от потребностей вашей команды, предпочтений и бюджета. Важно также убедиться, что выбранные инструменты обеспечивают безопасность и соответствуют стандартам вашей компании по защите данных.

Обратите внимание, что у некоторых инструментов управления командой на удаленке могут отсутствовать подходящие тарифные планы для компаний. Необходимо рассматривать альтернативы для каждой из ваших задач с учетом потребностей компании.

В заключении хочется подчеркнуть, что организация удаленной работы для команды может быть ключевым шагом к повышению эффективности, гибкости и конкурентоспособности бизнеса. Но выбор правильных инструментов и разработка эффективных процессов играют решающую роль в успехе такой инициативы. Поэтому очень важно понять, как правильно настроить удаленку для того, чтобы решать задачи, поставленные перед вашей компанией. При правильном подходе, используя современные инструменты и технологии, вы точно сможете достичь цели, даже работая из разных уголков мира.